Журнал учета входящей и исходящей корреспонденции образец скачать в excel

Журнал учета входящей и исходящей корреспонденции образец скачать в excel

Образец журнала регистрации входящих документов


Журнал ведет делопроизводитель или секретарь. В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

  1. журнал регистрации входящих документов;
  2. журнал регистрации исходящих документов;
  3. журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию.

Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала определяется руководством: За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания.

Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания. Обязательна нумерация всех страниц.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации.

Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются.

В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса.

Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота.

Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе.Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера.

Это делается только вручную.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Она бумажная или электронная.Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом.

Она выполняется в формате А4.

На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета.

Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений.

Пример журнала регистрации входящей документации

документации, а потому желательно его завести.

Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения.
Другие образцы журналов регистрации:

  1. трудовых договоров — ;
  2. бланков строгой отчетности — .
  3. приказов по основной деятельности — ;

Книга для регистрации входящей документации может иметь следующие графы для внесения регистрационной записи:

  1. удобно в журнале при регистрации отражать содержание входящего документа — о чем;
  2. дата, когда документ сформирован, указывается на самом бланке;
  3. день поступления документации в организацию и регистрации его в журнале;
  4. регистрационный номер, который присваивается бланку и проставляется на его титульном листе;
  5. задание — что нужно сделать с входящим документом;
  6. полезно
  7. срок исполнения этого задания;
  8. автор поступившей бумаги — от кого он (физическое или юридическое лицо);
  9. исполнитель;
  10. его номер;

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту: (Москва) (Санкт-Петербург) (Регионы) Это быстро и бесплатно! Скачать образец журнала регистрации документов.

Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.

Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др.

Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

  1. помогает контролировать работу подчиненных;
  2. повышает продуктивность работы.
  3. облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
  4. сокращает сроки исполнения поручений руководства;

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф.

Электронный журнал корреспонденции

функции управления документами. 7. Агент оповещения пользователей о новых зарегистрированных входящих документах, о документах, с наступившими сроками исполнения, о новых исходящих документах, которые необходимо рассмотреть (утвердить/отклонить). 8. Единая система отбора и поиска документов.

Использование сохраненных ранее запросов для повторного отбора (поиска), использование сохраненных запросов в качестве основы для создания новых запросов.Поиск по содержимому электронных копий документов. 9. Возможность работы на одном компьютере и в локальной компьютерной сети. 10. Использование ролей для определения функциональных возможностей пользователей.

11. Возможность доступа к архивным данным программы (прошлые года). Все данные находятся в одной базе данных, их показ настраивается пользователем с помощью системы отбора и поиска.

12. Администрирование базы данных: создание архивных копий или восстановление базы данных из архивной копии.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом.

Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Рекомендуем прочесть:  Написать заявление замен оконн

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать?

что не регистрировать? если регистрировать, то как?

какие документы и каким образом хранить?

кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.
В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге. Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно. Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений.

Журнал регистрации входящих документов

Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.

Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен. Скачать другие образцы регистрационных журналов:

  1. для приказов по основной деятельности — ;
  2. для приказов по личному составу —.
  3. для инструктажа на рабочем месте — ;

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде.

Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала.

Все листы журнала нумеруют и прошивают. Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:

  1. дата

Журнал регистрации исходящих документов

На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  1. Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  2. Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  3. Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.
  4. Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа.