Особенности учета ГСМ на предприятии в 2023 году

Вы должны быть готовы к тому, что при любой проверке налогового органа вы сможете обосновать необходимость таких затрат, сможете предъявить все подтверждающие документы. В организации должен быть оформлен . Начнем с того, что разберем само понятие «ГСМ», что оно в себя включает. Расшифровка ГСМ – «горюче-смазочные материалы».

Из названия понятно, что сюда входит не только топливо, но и сопутствующие материалы, необходимые для нормального функционирования транспортного средства. К ГСМ относится:

1. Смазочные материалы (масла, смазки, применяемые в процессе ремонта, обслуживания и эксплуатации транспорта);
2. Тормозные, охлаждающие жидкости.
3. Все виды топлива (газ, дизель, бензин);

Горюче-смазочные материалы списываются в расходы на основании, так называемых, нормативов.

Что это за нормативы и откуда их брать?

Инструкция о порядке ведения учета, отчетности и расходования горюче-смазочных материалов в гражданской авиации

Указание МГА от 12.08.86 N 526/У-1 «Об изменениях и дополнениях к «Инструкции о порядке ведения учета, отчетности и расходования ГСМ в гражданской авиации от 01.08.84 N 26/И».3.

Расходы на ГСМ: учет и автоматизация

Организация, имеющая в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автомобили и использующая их в своей деятельности для извлечения доходов, может отнести на себестоимость расходы по ГСМ. Но не все так просто, как кажется.

К горюче-смазочным материалам (далее — ГСМ) относятся: топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ); смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки); специальные жидкости (тормозные и охлаждающие). Организация, имеющая в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автомобили и использующая их в своей деятельности для извлечения доходов, может отнести на себестоимость расходы по ГСМ. Но не все так просто, как кажется.

В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей.

Порядок списания ГСМ по путевым листам на примере

Путевой лист (ПЛ) — это документ первичного учета, который отражает пробег автотранспорта.

С его помощью можно рассчитать расход топливных материалов. Специализированные транспортные организации, которые используют автотранспорт для осуществления основных видов деятельности, обязаны использовать ПЛ с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения ПЛ» от 18.09.2008 № 152.

ВНИМАНИЕ! В приказ №152 внесены изменения и с 01 марта 2023 путевыелисты заполняйте по новому. Подробнее мы рассказывали . Предприятия, для которых применение автотранспорта не является главным видом деятельности, могут самостоятельно разработать форму ПЛ и закрепить его в своей учетной политике.

Однако при этом важно не забывать о нормах .

И все же чаще всего предприятия предпочитают использовать бланк ПЛ из постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Образец заполнения путевого листа см.

Ведомость учета выдачи ГСМ

Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа.

Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.

Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете. В бумаге имеется три части:

1. Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.

1. Средняя часть ведомости.

Списание ГСМ по путевым листам

Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе.

Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии. В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно.

Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры, например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты. Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа. Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду.

Рекомендованные нормы расхода топлива на 2023 год

Если топлива расходовано больше нормы, сверхнормированное количество бухгалтер должен внести в графу учетности под названием ».

Нормы расчета потребности ГСМ (горюче-смазочных материалов) зависят от типа транспорта, возраста машины и условий, в которых она работает.

Поэтому бухгалтер предприятия может сам решить, как ему лучше делать расчет расхода топлива. Рекомендованные Минтрансом РФ нормы расхода топлива: Данная таблица является сокращенным вариантом.

Полный перечень марок автомобилей вы можете найти в . Для того, чтобы узнать нормативные

Акт на списание ГСМ

Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ.

В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо.

При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Альтернативой путевому листу могут быть, к примеру:

1. данные по ГЛОНАСС и GPS.
2. данные по тахографу;

При этом налогоплательщик вправе использовать все 3 источника — путевой лист, данные по тахографу и системам спутниковой навигации — для наиболее достоверного отражения сведений по топливным расходам.

ВАЖНО! Путевые листы обязательно используются всеми транспортными предприятиями, перевозящими пассажиров или грузы, вне зависимости от факта применения автоматических средств учета километража (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).

Компании, не относящиеся к таковым, вправе использовать иные документы (постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60). При использовании ПЛ компания должна утвердить порядок списания ГСМ по путевым листам.

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2023 — 2023 годах

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей?

1. ;
2. ;
3. .

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться . На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .

Программа «Учета путевых листов и списание ГСМ.

Программа Учет ГСМ. Документация и описание пунктов меню.

1.6. Виды ГСМ – справочник видов ГСМ для ускорения ввода путевых листов. 1.7. Типы автомобилей – справочник типов транспортных средств.

1.8. Дополнительное оборудование — справочник оборудования, используемого на специальных автомобилях.

1.8. Реквизиты собственной организации – общие константы предприятия: ИНН, наименование и т.д. 1.9. Справочник норм расхода топлива согласно распоряжению № АМ-23-р от 14 марта 2008 года.

1.10. Места отправления/назнаяения — справочник наименований мест с адресом для удобного заполнения задания в путевом листе. 1.11. Маршруты — справочник мартшрутов транспортных средств. 2.1. Ввод путевых листов – основной пункт программы для ввода первичных документов.

Представляет собой электронный журнал выдачи путевых листов предприятия. Рекомендуется, чтобы бланки путевых листов заполнялись вручную непосредственно водителями в соответствии с приказом Министерства транспорта РФ от 18 сентября 2008 г.

Нормы списания ГСМ и формулы

Исходя из местонахождения ГСМ применяют аналитический учет по ресурсам на складе, оплаченным талонам, топливу в баках.

Как и операции по всем материально-производственным запасом, ведение учета осуществляется на основании фактической стоимости.

Расходы, которые к ней относятся, фигурируют во 2-м разделе ПБУ 5/01.

Принятие этих ресурсов к учетным мероприятиям может быть осуществлено на базе чеков, которые прилагаются к авансовому учету, а также с помощью талонных корешков.

Если приобретение бензина и вспомогательных материалов производится водителем по специальной топливной карте, то учетные мероприятия ведутся на базе отчета организации, т. е. эмитента «пластика». Вот основные способы, которыми осуществляется списание ГСМ на практике: по средней себестоимости; на основании СС первых по времени покупки запасов (методика ФИФО); на базе СС каждой отдельной единицы (для ГСМ не используется).

Справочник Бухгалтера

1.6. Виды ГСМ – справочник видов ГСМ для ускорения ввода путевых листов.

1.7. Типы автомобилей – справочник типов транспортных средств. 1.8. Дополнительное оборудование — справочник оборудования, используемого на специальных автомобилях. 1.8. Реквизиты собственной организации – общие константы предприятия: ИНН, наименование и т.д.

1.9. Справочник норм расхода топлива согласно распоряжению № АМ-23-р от 14 марта 2008 года. 1.10. Места отправления/назнаяения — справочник наименований мест с адресом для удобного заполнения задания в путевом листе.

1.11. Маршруты — справочник мартшрутов транспортных средств. 2.1. Ввод путевых листов – основной пункт программы для ввода первичных документов.

Представляет собой электронный журнал выдачи путевых листов предприятия.