Личное дело работника – как его правильно оформить

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию. Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним.

Это необходимо

Порядок формирования личного дела работника

Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании.

В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2023) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку.

Такая папка должна охватывать: процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);

Личное дело сотрудника

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Этого требует законодательство РФ.

Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами.

А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

1. Главные специалисты;
2. Руководящий состав и лица, их замещающие;
3. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
4. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер.

Документы для личного дела работника и его формирование

Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним. На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ

«О государственной гражданской службе Российской Федерации»

от 27.07.2004 г.

в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личное дело сотрудника

Вести личные дела необязательно. Но это не значит, что удастся спрятать их от инспектора, который придет с проверкой.

Не забывайте, что можно хранить далеко не все данные, которые связаны с сотрудником и его работой. О том, что можно и нельзя хранить с поправкой на последние изменения в законодательстве, читайте в статье журнала “Справочник кадровика” Перечень документов в личном деле работника законодательством РФ в 2023 не определен.

На государственных гражданских служащих собирают персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч.

3 ст. 42 Закона о государственной службе). В состав включают следующие документы: внутреннюю опись; личный листок по учету кадров или анкету; удостоверяющий личность (копию); автобиографию; об

Личное дело работника

Размещайте все документы в определенной последовательности. Все папки в общем случае храните в кадровой службе.

Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено. Исключение сделано только для государственных служащих. На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении.

Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе.

Что должно быть в папке

1. лист-заверитель дела.
2. отзывы должностных лиц о специалисте;
3. внутренняя опись всех документов дела;
4. составленное заявление о приеме на должность;
5. должностная инструкция сотрудника;
6. аттестационные листы;
7. дополнение к личному листку по ведению учета кадров;
8. результаты пройденных медосмотров;
9. полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;
10. личные заявления, подаваемые сотрудником;
11. трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные соглашения к нему;
12. копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;
13. анкета;
14. автобиография сотрудника;
15. личный листок по проведению учета кадров;

Состав личного дела работника

Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности.

В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия.

Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить: какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью; порядок ведения; перечень работников, на которых будут оформляться ЛД; порядок доступа к информации; сроки и режим хранения; особенности сдачи в архив или уничтожения

Личное дело работника

Рассмотрим, какие документы следует включить в личное дело работника (образец представлен ниже). В период трудоустройства гражданина в организации , как:

1. ;
2. ;
3. трудовой контракт;
4. медсправка;
5. и иные аналогичные документы.
6. копии базовых документов гражданина, таких как ИНН, российский паспорт, документ пенсионного страхования, военный билет, документы, подтверждающие полученное образование;

Во время действия контракта в личное дело на сотрудника (образец смотрите ниже) могут быть включены документы:

1. документ о неразглашении коммерческой тайны.
2. допсоглашения к действующему договору;
3. подписанная физлицом должностная инструкция;
4. документы о регистрации брака;

Расторжение трудового контракта также является основанием для включения в личное дело работника (образец содержится ниже) определенных документов.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя.

Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже. Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013

«Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

. Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже. Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу.

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Оглавление Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности. Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании. В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности.

Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП. Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя.

Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников. Прежде всего надо отметить, что точного списка документов, которые непременно должны присутствовать в личном деле, нет: работодатели его определяют на свое усмотрение.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование (группировка) документов в дела. Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1]. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов.

Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности.

Сроки хранения документов указаны в: — Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182); — Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.