Как правильно нумеровать подшив

Как правильно прошивать документы?


Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время. В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

  1. Ножницы.
  2. Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
  3. Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
  4. Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
  5. Клей;
  6. Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции. При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

  1. Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Термины и определения».

  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
  • Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

    Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.

    Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

    1. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
    2. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;

    Как правильно нумеровать документы при подшивке

    Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Существует масса правил по сшиванию документов.

    Не разрешено документацию скреплять степлером.

    Используется цыганская игла и толстые нитки. Можно предварительно делать отверстия дыроколом, а потом сшивать нитью. При том нити начала и конца связываются, а кончики оставляют достаточно длинными. Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом. Также указывается количество листов и дата нумерации.
    Для этих целей применяется тонкий шпагат.

    Особых требований к качеству ниток нет. Часто применяют суровые нити или лавсановую ленту.

    Какими нитками сшивать документы?

    О том как сшить документы на уголок, смотрите в видео.

    Как правильно сшивать документы

    Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны.

    Это один из самых простых вариантов. Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см.
    Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке.

    Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.

    Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого.

    Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

    При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать.

    А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

    Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

    Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г.

    № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

    Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

    Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д.

    Нумерация листов при прошивке документов

    Инструкция:

    1. Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
    2. Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
    3. Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа
    4. Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
    5. Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест

    Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером?

    Об этом посмотрите видео. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается. Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными. Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась. Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе.
    К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным.

    Как правильно прошить и пронумеровать документы образец

    Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.

    Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.

    Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

    1. на проверку.
    2. архивные;
    3. бухгалтерские;
    4. кадровые;

    Исключение составляют документы для налоговой службы.

    Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций. Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.
    Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить.

    Процесс подготовки проходит в несколько этапов: 1. Оформление обложки.

    Как правильно нумеровать страницы документа

    Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.

  • 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности.

    Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

  • Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку.
    1. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.

    Важно Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

    На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

    1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
    2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

    Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

    Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

    Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя.

    Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.

  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя.

    Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.

  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год.

    Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

    Агентство Бизнес-Нововведений

    Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа.

    Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

    1. путевые листы,
    2. счета-фактуры,
    3. авансовые отчеты,
    4. кассовую книгу,
    5. оборотные ведомости по материальным средствам,
    6. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
    7. акты выполненных работ,
    8. накладные,

    p, blockquote 59,0,0,0,0 —>

    1. если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
    2. чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
    3. если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
    4. номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;

    Как прошивать документы

    Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.

    Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок.

    Кроме того, прошитые дела более компакты.

    Их гораздо легче хранить и систематизировать. Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.

    Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

    1. Кадровые (, штатное расписание);
    2. Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
    3. Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
    4. Нотариально удостоверенные копии и переводы;
    5. Бухгалтерские (авансовые отчеты, , счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
    6. Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);

    Как правильно прошить и пронумеровать журнал образец

    Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

    1. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

    На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

    1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.
    2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

    Персонал должен освоить безопасные методы и приемы работ, уметь оказать первую помощь пострадавшим, твердо знать, какие действия на рабочих местах запрещены.

    При работе с компьютерами нужно соблюдать правила и нормативы (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03), утвержденные постановлением Главного санитарного врача России от 3 июня 2003 г.

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

    На обложке проставляются данные:

    1. Название организации.
    2. Номер тома.
    3. Индекс дела.
    4. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
    5. Заголовок дела.
    6. Дата составления подшивки.
    7. Срок хранения.
    8. Количество листов в подшивке.

    Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

    1. Дата подшивки.
    2. Срок хранения.
    3. Название документа.
    4. Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
    5. Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
    6. Данные ответственного лица – составителя подшивки.

    При нумерации опись не учитывается.